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BMF Rechnungen NEU 2014

20.12.2013 - Harald Demolsky

Bundesinstitutionen akzeptieren ab 1.1.2014 KEINE Papierrechnungen mehr!
Sicherlich wurden auch Sie schon von BMF und der WKO darüber informiert.


Gemäß UstG werden vom Bund ab 1. Januar 2014 keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Das betrifft auch Rechnungen, die per Fax oder als PDF per E-Mail übermittelt werden. Einzige Ausnahme sind Barverkaufsrechnungen.


Zu diesen Institutionen gehören z.B. Bundesgymnasien, Bundeshandelsschulen, HTL, Gerichte, Ministerien usw.
Eine Übersicht über alle Bundesdienststellen finden Sie hier:
https://www.erb.gv.at/index.jsp?p=info_department

Am einfachsten suchen Sie durch Eingabe eines Ortes im Suchfenster (Abkürzungen beachten)

Der Bund akzeptiert dafür zwei xml Standard Formate:

1)    UBL2 (Europäischer Standard)

2)    ebInterface (österreichischer Standard)

Diese xml Rechnungen können durch unterschiedliche Übertragungsarten an den Bund übermittelt werden:

a) Webformular im Internet händisch ausfüllen
b) Xml Rechnung einzeln händisch auf der Webseite des Bundes hochladen
c) Automatische Übermittlung über eine Webservice Schnittstelle

Genauere Infos dazu finden Sie unter www.erb.gv.at

Mit der USE_ERP-Software wurde eine automatisierte Lösung umgesetzt.

Welche Erweiterungen und Umstellungen sind dazu notwendig?

1) USE_Konfiguration:

- Erweiterte Datenbank für zusätzliche Felder im Firmenstamm und Kundenstamm zur Erfassung erforderlicher Bund-Basisdaten.

- Anlage eines neuen Formulartyps zur Ausgabe der Rechnung in strukturierter Form als Grundlage zur Konvertierung und Weiterverarbeitung in das erforderliche XML-Format UBL2 (Europäischer Standard)

2) Zusatzsoftware für Konvertierung und Schnittstelle zum Webservice:

- 1x it20one File Management Server oder i20one File Signer Server

Dieses Produkt konvertiert die von USE aufbereiteten Rechnungsdaten in das notwendige XML-Format UBL2 (Europäischer Standard) und überträgt diese nach erfolgter Konvertierung automatisch via Webservice an den Bund.

Gleichzeitig wird über den Webdienst als Attachment auch ein Rechnungsduplikat in PDF-Form mitgeliefert, das genauso aussieht wie die normale Rechnung. Dies hat den Vorteil, dass der Empfänger auch alle eventuell notwendigen

Zusatzinformationen wie z.B. Detailbeschreibungen (Vertragsinfos, Zählerinfos, Leistungszeiträume usw.) erhält die im elektronischem XML-File nicht enthalten sind. Hier werden vor allem Rückfragen vermieden vor allem für Rechnungen wo es nicht für jede einzelne Rechnung eine eigene Bestellung gibt.

Investition

USE System

1x Erweiterungsscript für Datenbank
1x Reporting zur Ausgabe der strukturierten Basisdaten
--> im Update Wartungsvertrag enthalten

Einmalige Kosten:
Installation und Einrichtung:  € 49,--

It20one File Management Server

Einmalige Kosten:
Die einmalige Lizenzgebühr richtet sich nach den jährlichen Transaktionen (Konvertierungen+Übermittlungen).

1x Softwarepaket File Management Server für   500 Transaktionen / Jahr € 242,-
1x Paket Installation / Konfiguration € 600,-

Laufende Wartung:
Wartung und Support € 5,- / Monat

Lizenzen für eine höhere Transaktionsanzahl auf Anfrage

 

alternativ

-->  It20one File Signer Server

Der File Signer Server bietet zusätzlich die Möglichkeit einer digitalen zertifizierten Signierung.

a) e-Billing Rechnungen werden automatisch signiert und an den Empfänger geschickt.

Vorteil für den Empfänger: Es entfällt die Nachweispflicht zur Berechtigung des Vorsteuerabzuges --> Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

--> https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Umsatzsteuer/Spezielles-zur-Umsatzsteuer/Elektronische_Rechnung_und_Vorsteuerabzug.html,

b) Rechnungen an den Bund werden automatisch ins das XML-Format konvertiert und per Webservice versendet.

Einmalige Kosten:
Die einmalige Lizenzgebühr richtet sich nach den jährlichen Transaktionen (Konvertierungen + Übermittlungen).

1x Softwarepaket File Management Server für 500 Transaktionen / Jahr € 345,-
1x Paket Installation / Konfiguration € 600,-

Laufende Wartung:
Wartung und Support € 7,16 / Monat

Lizenzen für eine höhere Transaktionsanzahl auf Anfrage

Zusatzinformation

Jene Kunden die bereits einen it20one Filesigner Server für digitale Signierung im Einsatz haben, benötigen nur die  

Einrichtung und Installation für die Konvertierungen der Bundrechnungen und Konfiguration des Webdienstes
--> € 600,--

Die Anzahl der Konvertierungen und Übertragungen an den Bund werden automatisch mit der Anzahl der bestehenden digitalen Signierungen kumuliert. Die jeweilige bestehende Lizenz kann dafür verwendet werden.  

Preise exkl.Mwst.


Für nähere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

mit freundlichen Grüßen
Harald Demolsky
Geschäftsführer