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Die Erfassung und Ablage einer E-Rechnung gestaltet sich sehr einfach. Die Rechnung die auf elektronischem Weg eingetroffen ist wird nun per Drag and Drop auf den Button "Daten hierher ziehen"  gezogen und losgelassen. Anschliessend öffnet sich eine Eingabemaske, die je nach Möglichkeit soviel als möglich Daten aus der Rechnung extrahiert und die Felder befüllt. Restliche Felder werden manuell ergänzt.

 

Die Erfassung erfolgt unter "Datei --> Einkauf --> EK.Faktura ---> EK.Rechnungsprüfung --> Elektr. Dokument" auf den Button "Datei hierher ziehen"

Falls die Daten nicht aus der E-Rechnung automatisch extrahiert werden können, werden sie manuell erfasst, und die Felder Rechnungsnummer, Kundennummer usw. manuell befüllt. Sofern ein Eingangslieferschein existiert, können die Zeilen Positionen automatisch importiert werden, und die Werte werden zur Plausibilisierung vorgeschlagen.

 

Folgende Felder werden bei der Suche von Felder in der E-Rechnung berücksichtigt

 

Lieferant

•Identifikation Lieferant: ILN (neuerdings GLN) Internationale Lokationsnummer

•Umsatzsteuer IdentNr

•IBAN

•Kundennummer

 

Artikel

EAN-Nummer

•Lieferantenartikelnummer*

•Hersteller Artikel Nr, Hersteller*

•Artikelnummer (eigene)

 

Einheit

•FP: Laut Einstellungen Firmaparameter

 

 

Falls die Rechnung bereits erfasst wurde erscheint ein entsprechender Hinweis, damit keine Doppel-Bebuchung stattfindet..

 

 

 

Nach dem vervollständigen der noch erforderlichen Daten wie

•Rechnungsnummer,

•Lieferanten Nummer

•Währung

•Netto, Bruttobeträge

•Zeilenpositionen

wird mit STRG-Enter die Erfassung nach einer Kontrollabfrage und Kosten Plausibilisierung abgeschlossen.

X-Rechnung

Bei der XRechnung nach EN 16931 handelt es sich um einen auschliesslich maschinenlesbaren Datensatz einer Rechnung als strukturiertes XML Dokument zur vollautomatisierten Verarbeitung. Es bietet jedoch keine visuelle Darstellung wie wir es gewohnt sind. ZuGFeRD Dokumente dagegen sind eine Kombination aus XML Daten mit integriertem PDF Dokument.

 

 

 

PDF Rechnung

Bei der PDF Rechnung handelt es sich ausschließlich um ein PDF Dokument ohne Zusatzinformationen auf XML Basis. Dies kann zwar importiert werden, es stehen jedoch keine automatisch nutzbare Daten zur Verfügung

 

 

Je nach Umfang der Daten kann die manuelle Erfassung auf ein Minimum reduziert werden. Mit OK bzw. STRG-Enter werdend die Daten übernommen. Somit werden die Rechnungen elektronisch erfasst und in der dafür vorgesehenen Akte abgelegt.

Zum Schluss kommt die Kontrollabfrage ob die E-Rechnung gebucht werden soll. Nach dem Bestätigen erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung.